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Bereich Mitglieder

Benutzen Sie bereits ein System der descript GmbH, erfolgt die Migration der Daten dieses Systems automatisch zur Live-Schaltung der Anwendung. Eine darüberhinausgehene Migration von Daten aus Bestandsdaten muss individuell abgesprochen werden.

Ja, es gibt in der Ansicht der Mitglieder in der Seitenleiste "Filter" die Möglichkeit, umfangreiche Filter- und Suchmöglichkeiten zu benutzen. Zu Beginn werden die Filter durch uns eingestellt. Dafür brauchen wir von Ihnen eine Liste der Filter-Möglichkeiten, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen.

Das ist jetzt bereits möglich. Es können mehrere Adressen angelegt werden, denen jeweils ein Typ zugeordnet werden kann. Zurzeit stehen Geschäftlich, Postfach und Privat zur Verfügung. Weitere Typen können wir jederzeit für Sie hinzufügen.

Es gibt die Felder Name und Namenszusatz für eine Institution. In Dokumenten können wir diese als Zeile 1 und 2 einer Adresse darstellen.

In der Übersicht der Rechnungen können Sie auf jeden Kunden / Kontakt filtern und sich alle Rechnungen anzeigen lassen. Von der Detailansicht eines Kontaktes erreichen Sie diese vorgefilterte Liste.

Ja, das ist möglich. Dafür müssen die Institutionen als Firma gekennzeichnet sein (durch Festlegung von Eigenschaften im Tab „Firma“). In der Listenübersicht können die Firmen ausgewählt werden und per Listenaktion einer Innung hinzugefügt werden.

Nein, Sie müssen vorher die Option „Firma wird auf Webseite angezeigt“ auswählen. Daraufhin taucht das Mitglied in der Handwerkersuche und auf der Internetseite auf. Sollten Sie Anpassungen an den Stammdaten vornehmen, werden diese automatisch für den Internetauftritt übernommen.

Dies gilt nur, wenn Sie die Kombination aus Diginet Craft und Internetauftritt bei uns gewählt haben.

Für den unwahrscheinlichen Fall eines Ausfalls (die Nichterreichbarkeit unserer Server liegt im Jahr 2020 im Minutenbereich) können Sie manuell regelmäßig den aktuellen Stand der Kontaktdaten als Excel-Datei herunterladen. Dies können Sie als Listenaktion in der Übersicht der Kontakte durchführen.

Bereich Finanzen

Wir arbeiten zurzeit an dieser Funktion. Allerdings wird der Nutzer des Systems erst auf die überfällige Rechnung hingewiesen und kann den Mahnprozess dann einleiten. Dies ermöglicht Flexibilität, falls man auch einfach beim Kunden vorher nachfragen will.

Wir arbeiten zurzeit an dieser Funktion. Allerdings muss die Rechnung zu Beginn noch händisch vom Nutzer durch eine Aktion erstellt werden.

Wir ünterstützen mehrere Vorlagen für die Generierung von PDFs, aber deren Inhalt ist fest im Code hinterlegt. Zusätzliche müssen wir also vorbereiten und in die App einbinden.

Sie können einer Rechnung eine Rechnungsposition hinzufügen. Der Rabattbetrag wird mit einem negativen Vorzeichen eingegeben. Dieser wird direkt vom Nettopreis abgezogen.

Sie können für jede Rechnung den Fußtext festlegen bzw. einen allgemeinen Fußtext für alle Rechnungen festlegen, auf dem auf Skonto hingewiesen wird.

Der Kunde erhält die Rechnung per Mail. Weiterhin erhalten konfigurierbare Empfänger des Fachverbands diese E-Mail in Kopie.

Für jede Rechnungsadresse des Kunden kann eine separate E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Sollte für die Rechnungsadresse keine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wird die Standard-E-Mail-Adresse des Kunden verwendet.

Nein, dies ist nicht möglich. Der Zeitpunkt wird automatisch beim Bezahlt-Markieren gesetzt. Der Zeitpunkt hat aber bisher keine Auswirkungen auf die Rechnung oder den Kunden im System, von daher ergab sich bisher nicht die Notwendigkeit.

Wir verarbeiten Rechnungen bestmöglich entsprechend den Vorgaben der GoBD. Dabei stellen wir mit Hilfe von Versionierung, Protokollierung, Nachvollziehbarkeit und Berechtigungen eine hohe Sicherheit zur Verfügung. Allerdings sind unsere Systeme nicht zertifiziert, von daher empfehlen wir für eine vollständige Rechtssicherheit die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems. Bei Bedarf können wir eine Integration anbieten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit fehlerhaften Rechnungen umzugehen. Zum einen, kann eine Rechnung, zu der es noch keinen Zahlungseingang gibt, korrigiert werden. Ist bereits ein Zahlungseingang erfolgt, kann eine Gutschrift im System erstellt werden, die genau der Rechnung zugewiesen werden kann.

Eine fehlerhaft angelegte, nicht versendete Rechnung kann gelöscht werden. Die entsprechende Rechnungsnummer wird dann wieder freigegeben. Es darf keine Rechnung mit einer nachfolgenden Rechnungsnummer im System vorhanden sein.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Rechnung in Ihrem Buchhaltungssystem entsprechend stornieren.

Sobald eine Rechnung überfällig ist, erhalten Sie an die festgelegte E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung. Daraufhin können Sie für die Rechnung eine Zahlungserinnerung mit Fälligkeitstermin versenden. Sollte auch diese ohne Zahlungseingang verstreichen, erhalten Sie eine erneute Benachrichtigung und können eine Mahnung versenden. Mahngebühren können individuell festgelegt werden und auch diese Mahnung erhält einen Fälligkeitstermin. Weitere Mahnungen sind individuell und flexibel konfigurierbar.

Es ist auch möglich, den Mahnungsprozess gar nicht zu verwenden und zum Beispiel nur Zahlungserinnerungen ganz ohne zusätzliche Mahngebühren zu versenden.

In der Finanzverwaltung befindet sich unter „Einstellungen (Finanzverwaltung)“ der Menüpunkt „Angebote“. Dort können Sie Angebote für Kunden stellen.

Da nicht jeder Kontakt in Ihrer Liste automatisch eine Kundenummer erhält, muss dieser Vorgang vorher ausgelöst werden. Dies geschieht entweder automatisch, wenn eine Veranstaltung in Rechnung gestellt wird, oder kann manuell ausgelöst werden, indem in der Detailansicht des Kontakts im Reiter „Kunde“ beispielsweise ein Zahlungsziel festgelegt wird.

Beim Hinzufügen einer neuer Rechnungsposition können Sie den Steuersatz auswählen. Dort gibt es die Auswahl des „Normalen Satzes“ (16% bis Ende 2020, danach 19%), des „Reduzierten Satzes“ (5% bis Ende 2020, danach 7%) und keines Satzes (gleichbedeutend mit 0%).

Mit der Migration der Daten stellen wir auch den Rechnungsnummernkreis entsprechend ein. Dieser kann anschließend für jede Entität des Fachverbands (z.B. der Fachverband selbst oder eine geführte GmbH) vom Administrator eingestellt werden.

Ja, Sie können die Rechnung mit der Aktion „PDF ansehen“ vorher ansehen.

Bereich Veranstaltungen

Bei der Registrierung wird der eingeloggte Nutzer geprüft und für diesen ist eindeutig bestimmbar, in welche Kategorie er fällt. Darauf aufbauend wird der Preis bestimmt. Dies funktioniert nur bei angemeldeten Nutzern, ansonsten muss die Zuordnung manuell erfolgen.

Im System können Personen (=Mitarbeiter) mit Institutionen (=Mitglieder) verknüpft werden. Dies ist die Grundlage, um später die Rechnung für den richtigen Empfänger zu stellen. Der Ablauf ist ist später so: Das Mitglied meldet sich auf der Webseite mit seinen Zugangsdaten an. Dieser Login ist mit der entsprechenden Institution verknüpft. Auswahl der gewünschten Veranstaltung. Registrierung eines Mitarbeiters für die Veranstaltung. Dadurch entsteht automatisch eine Person im System, die mit der Institution des Mitgliedes verknüpft ist. Die gespeicherte Registrierung für die Veranstaltung hat eine Verknüpfung zur Person. Über diese Verbindung kann später eine korrekte Rechnung erzeugt werden: Registrierung für Veranstaltung -> Person (=Mitarbeiter) -> Institution (=Mitglied).

Ja, es gibt zurzeit die Möglichkeit Teilnehmerlisten in Excel und PDF zu generieren.

Zurzeit gibt es keine Veranstaltungsnummer, die für eine Veranstaltung festgelegt werden kann. Zurzeit wird der Name der Veranstaltung bei einer Rechnungsposition mit aufgeführt. Alle weiteren Attribute einer Veranstaltung könnten dort mit ergänzt werden.

Es ist möglich AGBs, Teilnahmebedingungen und/oder eine Widerrufsbelehrung gültig für alle Veranstaltungen zu hinterlegen. Die Bestätigung eben dieser Bedingungen und Belehrung kann bei der Anmeldung zu Veranstaltungen vom Benutzer verpflichtend gefordert werden.

Unabhängig davon ist es möglich, im Beschreibungstext der Veranstaltung auf gesonderte Bedingungen für eine konkrete Veranstaltung hinzuweisen und auch dies zum Beispiel über den Einsatz eines variablen Feldes an der Veranstaltung vom Nutzer bestätigen zu lassen.

Die Adressen beziehen sich einmal auf den Teilnehmer und zum anderen auf den Rechnungsempfänger.

Für jede Veranstaltung, für die sich über die Webseite registriert werden kann, wird automatisch eine ics-Datei bereitgestellt. Diese kann auf der Webseite in der Detailansicht der Veranstaltung heruntergeladen werden.

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Max Vorhauer

Max Vorhauer
Projekt- und Produktmanager

vorhauer@descript.de
+49 351 – 41 88 840-5

steht Ihnen für eine persönliche Vorstellung unserer Produkte und Kompetenzen jederzeit gerne zur Verfügung.