Die Verwaltung von Mitgliedern und Kunden ist für Handwerksverbände eine zentrale Aufgabe. Mit Diginet Craft können Verbände ihre Mitglieder und Kunden pflegen, passende Rechnungen erstellen und Veranstaltungen verwalten. Leider entstehen dabei immer wieder auch Duplikate, die zu Konflikten führen.
Duplikate in der Kontaktliste können auf verschiedene Weise entstehen. Beispielsweise kann sich eine Person bei zwei verschiedenen Veranstaltungen anmelden und dabei jeweils unterschiedliche E-Mail-Adressen verwenden. Dann werden in Diginet Craft zwei Kontakte zu derselben Person erstellt. Auch bei der manuellen Erfassung von Kontakten können Duplikate entstehen, wenn beispielsweise ein:e Mitarbeiter:in versehentlich einen bereits bestehenden Kontakt erneut erfasst.
Kontakte in Diginet Craft zusammenführen
Drei Wege
Um dieses Problem zu beheben, gibt es in Diginet Craft verschiedene Wege zum Zusammenführen von Kontakten. Die drei wichtigsten stellen wir hier kurz vor:
- Zusammenführen bei der Erstellung von Kontakten: Wird beispielsweise durch die Anmeldung an einer Veranstaltung ein neuer Kontakt im System erstellt, prüft die Software automatisch, ob dieser Kontakt oder ein ähnlicher bereits vorhanden ist. Wenn die angegebenen Informationen wie E-Mail-Adresse, Anschrift und Name übereinstimmen, werden die Informationen direkt zusammengeführt, ohne dass ein neuer Kontakt erstellt wird.
- Regelmäßiges automatisches Zusammenführen: Jede Nacht prüft das System einmal alle Kontakte, die in der Datenbank vorhanden sind, auf Duplikate. Sofern Duplikate erkannt werden, die zweifelsfrei zusammengehören, werden diese automatisch zu einem Kontakt zusammengeführt.
- Manuelles Zusammenführen: Wenn das System Kontakte nicht automatisch zusammenführen kann, können Kontakte dennoch durch Benutzer:innen manuell zusammengeführt werden.
Zusammenführen in der Praxis
Um Kontakte in Diginet Craft manuell zusammenzuführen, gehst du wie folgt vor:
- Öffne das Adressbuch mit der Liste deiner Kontakte. Das Adressbuch findest du über die Menüleiste oder unter beispieladresse.de/admin/addressbook/contact/ wobei du "beispieladresse.de" mit deiner konkreten Adresse ersetzen musst.
- Im Adressbuch kannst du die beiden Kontakte, die du zusammenführen möchtest, über den Haken links in der Zeile markieren. Achte hier darauf, dass du nur zwei Institutionen oder zwei Personen zusammenführen kannst. Personen und Institutionen können nicht zusammengeführt werden.
- Anschließend wählst du unten im Aktionsmenü "Kontakte zusammenführen" aus und klickst anschließend auf "Aktion ausführen".
- Nun öffnet sich eine neue Ansicht, in der die beiden Kontakte, die du zusammenführen möchtest, nebeneinander dargestellt werden. Die Unterschiede in den einzelnen Feldern werden hervorgehoben und du kannst entscheiden, welche Informationen am Kontakt gespeichert werden sollen.
- Anschließend kannst du speichern und die Kontakte sind zu einem Kontakt zusammengeführt.
In einzelnen Fällen kann es vorkommen, dass das Zusammenführen von Kontakten nicht möglich ist. In der Regel bekommst du dann eine Fehlermeldung, die dir sagt, warum es in deinem spezifischen Fall nicht funktioniert. Falls du mit der Meldung nicht weiterkommst, kannst du dich gerne an uns wenden.
Kontinuierliche Verbesserung
Wir entwickeln die Funktionalität zum Zusammenführen von Kontakten kontinuierlich weiter, um die dadurch entstehenden Herausforderungen für Nutzer:innen so weit wie möglich zu reduzieren. So kann das System inzwischen gleiche Telefonnummern erkennen, auch wenn diese nicht exakt gleich geschrieben werden. Die Telefonnummern "+49 162 123456" und "0162123456" erkennt das System nun als eine Telefonnummer und führt diese entsprechend zusammen.
Trotz einer immer besser werdenden automatischen Erkennung von Duplikaten, kommt es jedoch weiterhin dazu, dass doppelte Kontakte im Adressbuch entstehen. Um diese einfacher zu identifizieren und schneller zusammenzuführen, gibt es eine neue Funktion:
Neue Funktion: Quelle und Ziel der Kontakt-Zusammenführung tauschen
Bei der manuellen Zusammenführung von Kontakten, werden zwei Kontakte gegenübergestellt, die im Anschluss zu einem Kontakt verschmolzen werden. Dabei wird der erste Kontakt als Quelle der Zusammenführung links und der zweite Kontakt als Ziel der Zusammenführung rechts dargestellt. Die Quelle der Zusammenführung ist der Kontakt, der nach dem Zusammenführen bestehen bleibt und die Informationen des zweiten Kontakts übernimmt. Das Ziel der Zusammenführung ist der Kontakt, dessen Informationen übernommen werden sollen. Dieser Kontakt wird anschließend gelöscht. Das heißt, dass die Kundennummer der Quelle (links) als neue Kundennummer beibehalten wird.
Jetzt kann es vorkommen, dass du statt der linken Kundennummer, die Kundennummer des rechten Kontakts behalten willst. Für diesen Fall gibt es die neue Funktion zum Tauschen von Quelle und Ziel der Kontakt-Zusammenführung.
Wenn du in der Gegenüberstellung zur Zusammenführung von zwei Kontakten bist, findest du oben nun einen neuen Button "Quelle und Ziel der Kontakt-Zusammenführung tauschen"
Nach Klick auf diesen Button werden die beiden Kontakte getauscht und es wird anschließend die Kundennummer des anderen Kontakts übernommen.
Ausblick: weitere Verbesserungen
Für die Zukunft streben wir weitere Verbesserungen bei der Behandlung von Duplikaten im Adressbuch an. Dazu soll es im nächsten Schritt möglich sein, Kontakte auch dann zusammenzuführen, wenn zu beiden Kontakten (bzw. Kunden) Rechnungen im System existieren. Zurzeit ist dies problematisch, da in diesem speziellen Fall zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Kundennummern existieren. Würden diese einfach zusammengefügt, würde eine Rechnung mit einer Kundennummer im System liegen, zu der es keinen Kunden mehr gibt.
Du hast Interesse an Unterstützung bei der Zusammenführung von Duplikaten, bist dir aber unsicher, wie du vorgehen sollst? Dann wende dich gerne an uns!